E-Posta Adresleri

İlke

İnternet sitelerinde kurumsal e-posta adreslerinin isimlendirmesine ve kullanıcılar tarafından kolay  erişilebilir bir konumda olmasına dikkat edilmelidir.

Açıklama

Kurumsal e-posta adresleri, kurum ile kullanıcılar arasında bir iletişim kanalı oluşturmaktadır ve internet sitelerinde kurumsal e-posta adreslerinin kullanımı konusunda yapılan bazı hatalar kurum imajını zedeleyebilmektedir.

Yönergeler

  • Kullanıcıların kurum ile iletişime geçebilecekleri e-posta adres ya da adresleri açık olarak belirtilmelidir.
  • Site içinde hiçbir sayfada kişiye özel adresler kullanılmamalı, kuruma ait e-posta adresleri tercih edilmelidir.
  • E-posta adresleri kurum alan adlarını içerecek şekilde alınmalı, Gmail, Hotmail, Yahoo gibi özel e-posta hizmet sağlayıcılarından alınmış adreslerin kullanımından kaçınılmalıdır.
  • Genel resmi adaba aykırı e-posta adresleri kurumsal uzantılı da olsa kullanılmamalıdır.
  • E-posta adresleri belirlenirken açık ve anlaşılır yapılar kullanılmalı, adresler kullanım amaçlarına uygun olacak şekilde isimlendirilmelidir.
  • Birden fazla kurumsal e-posta adresi belirlenmesi durumunda, ilgili oldukları birim ya da konulara göre adresler isimlendirilmeli ve sınıflandırma yapılmalıdır (Örn. bilgi@kurumismi.gov.tr ya da sikayet@kurumismi.gov.tr vb.).
  • Güvenlik nedeni ile kişilerin e-postası robotlardan korunmak isteniyor ise e-posta adreslerinde bulunan “@” sembolünün resim olarak veya “[at]” şeklinde gösterilmesi gibi yöntemler kullanılmalı, “mailto” bağlantı yapısı kullanılmamalıdır.
  • Çok sayıda genel e-posta adresi tanımlanarak bunların yönetimi ve kontrol edilmesi personel için zorlaştırılmamalı, hizmet kalitesi olumsuz etkilenmemelidir.

Referanslar

  • ISO 9241-151 / 6.11 – Identifying the website and its owner
  • ISO 9241-151 / 7.2.6 – Enabling communication with website owner

Faydalı Kaynaklar